Nederland


 

Tender & Communications Specialist Meetings & Events

De Tender & Communications Specialist organiseert, coördineert en faciliteert tendertrajecten en stelt (externe) communicatie-uitingen  op vanuit Meetings & Events. Hij/zij rapporteert direct aan de Director Meetings & Events.

 

TAKEN/FUNCTIE-INHOUD

• Coördineert de opstelling en verzending van de elektronische nieuwsbrief van Meetings & Events naar klanten; doet o.a. artikelvoorstellen, schrijft en redigeert artikelen, bepaalt de uiterlijke vormgeving en distribueert.
• Coördineert de inbreng en informatie van de afdeling Meetings & Events in tekst en beeld ten behoeve van o.a. het personeelsblad, persberichten, klantmailingen en het kwartaalmagazine voor relaties en levert deze aan bij de afdeling Corporate Communications.
• Bewaakt de informatie over Meetings & Events op de website, signaleert benodigde aanpassingen en informeert de afdeling Corporate Communications over wijzigingen.
• Coördineert het communicatieproces bij klantenevenementen; verzorgt o.a. uitnodigingen en vraagt na afloop om feedback.
• Bespreekt na ontvangst van een tenderdocument de te volgen strategie met het management, schrijft het plan van aanpak en koppelt deze terug.
• Coördineert, na goedkeuring om mee te bieden, het tenderproces: bepaalt o.a. welke personen en/of afdelingen moeten bijdragen, belegt vergaderingen en presenteert de planning en actielijst.
• Bewaakt het tenderproces waaronder de acties en de tijdslijnen, signaleert knelpunten in het proces en escaleert deze naar de leidinggevende.
• Bereidt de inhoud en de uiterlijke vormgeving van de offerte voor; verwerkt alle verkregen informatie erin en legt het geheel ter goedkeuring voor aan de leidinggevende.
• Bereidt in overleg met de leidinggevende en/of Sales Manager klantpresentaties voor.
• Stelt voor nieuwe klanten contracten en raamovereenkomsten, op basis van de (inter)nationale standaarden, op, controleert de retourzending en beheert de opslag van contracten/overeenkomsten.
• Ontwikkelt de uiterlijke vormgeving van offertes, bewaakt de kwaliteit en uniformiteit ervan en beheert deze documentatie in de digitale bibliotheek/database.
• Volgt ontwikkelingen bij (potentiële) klanten en in de markt en deelt deze kennis met de directe collega’s.

 

CONTACTPATROON
• Intern met de leidinggevende en Salesmanager over strategie, offertes en voortgang om af te stemmen.
• Intern met collega’s van de teams Meetings & Events en andere CWT afdelingen over aan te leveren informatie voor de tender om informatie te verstrekken en te verkrijgen.
• Intern met de afdeling Corporate Communications over communicatie uitingen om aan te leveren en af te stemmen.

COMPETENTIES
• Creativiteit
• Samenwerken
• Prioriteiten stellen
• Klantgerichtheid
• Communicatie
• Actiegerichtheid
• Conceptueel vermogen
• Plannen & Organiseren
• Organisatie sensitiviteit
• Commercieel inzicht

Ben jij geïnteresseerd in deze functie? Vul dan het sollicitatieformulier in. Onze personeelsadviseurs nemen zo spoedig mogelijk contact met je op om de mogelijkheden te bespreken. Heb je nog vragen of wil je meer informatie over de sollicitatieprocedure neem dan contact op met Katja Smit.

 

T +31 (0)20 200 02 00
F +31 (0)20 200 02 05
E human.resources @carlsonwagonlit.nl

 

<< terug